kwOS
AI-Assistent fuer Transkription in Teams

Datenschutzinformation – Nutzungsbedingungen

Datenschutzinformation für Meeting-Teilnehmende

Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Meeting-Transkriptionen

Stand: 03.06.2026

1. Zweck und Gegenstand der Verarbeitung

Wenn Sie an einem Online-Meeting (z. B. über Microsoft Teams) teilnehmen, das von uns organisiert oder moderiert wird, kann ein automatisierter Bot (kwOS-Bot) dem Meeting beitreten und das Gespräch transkribieren. Aus dem Transkript wird eine strukturierte Zusammenfassung erstellt, die — nach automatischer De-Personalisierung — in unsere interne Wissensdatenbank überführt wird.

Zweck der Verarbeitung ist die interne Dokumentation von Meeting-Inhalten, die effiziente Bereitstellung von organisatorischem Wissen sowie die Verbesserung von Arbeitsprozessen.

Der kwOS-Bot kündigt seinen Beitritt im Meeting-Chat an. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Transkription zu widersprechen (siehe Abschnitt 7).

2. Verarbeitete Datenkategorien

Es werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

Während der Transkription (temporär):

Gesprächsinhalte (alles, was während des Meetings gesprochen wird, solange der Bot aktiv ist)
Metadaten (Zeitstempel, Meeting-Titel)
Ggf. Ihrem Beitrag zuordenbare Aussagen

In der Wissensdatenbank (dauerhaft, de-personalisiert):

De-personalisierte Gesprächszusammenfassungen (Namen und personenbezogene Angaben werden vor der Speicherung automatisch entfernt)

Bei Nutzung der Chat-Zusammenfassung (/wrapup):

Inhalte des jeweiligen Teams-Kanal-Verlaufs

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) werden nicht gezielt verarbeitet. Sollten solche Daten im Rahmen eines Gesprächs dennoch anfallen, bitten wir Sie, dies im Meeting anzusprechen, damit die Transkription unterbrochen werden kann.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Sie der Transkription nicht widersprechen, kann die Verarbeitung ergänzend auf Ihre konkludent erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gestützt werden. Diese ist freiwillig, hat keine Auswirkungen auf die Durchführung des Meetings und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (siehe Abschnitt 7).

4. Verantwortlicher

Kraftwerk Software Holding GmbH
Blücherstraße 24
06120 Halle (Saale)

https://kraftwerk.io/impressum

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur Personen Zugang zu den Daten, die diese für die beschriebenen Zwecke benötigen.

Für die technische Durchführung setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:

Dienstleister	Funktion	Standort
Microsoft Ireland Operations Ltd.	Bereitstellung von Microsoft Teams	EU (Irland / Niederlande)
Kraftwerk Software Holding GmbH	kwOS-Bot, Speicherung des Audio-Streams, Transkription, De-Personalisierung, Wissensdatenbank	Deutschland / EU
Anthropic, PBC	KI-gestützte Verarbeitung für Zusammenfassungen (wenn aktiviert)	USA

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht.

6. Übermittlung in Drittländer

Soweit die Verarbeitung durch Anthropic, PBC (USA) erfolgt, findet eine Datenübermittlung in ein Drittland statt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Ein angemessenes Schutzniveau wird durch vertragliche und technische Maßnahmen sichergestellt.

7. Speicherdauer

Daten	Speicherdauer
Audio	Löschung, sofort nach Transkription
Transkription	10 Tage
De-personalisierte Zusammenfassungen (Wissensdatenbank)	Unbefristet, keine personenbezogenen Daten

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks oder auf Anfrage werden personenbezogene Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer Daten verlangen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass Ihnen Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermittelt werden.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Widerspruch oder Widerruf im Meeting: Sprechen Sie dies im Chat oder mündlich aus — der Bot verlässt das Meeting mit dem Befehl @kwos /unjoin, ohne dass Daten gespeichert werden.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die Verarbeitung dient ausschließlich der Bereitstellung von de-personalisiertem organisatorischen Wissen.

10. Kontakt

Kontakt

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie uns jederzeit unter der folgenden E-Mail-Adresse erreichen:

datenschutz@kraftwerk.io

Nutzungsbedingungen